Im Zeitalter der Digitalisierung stellt sich die Frage, ob mit Excel erstellte oder sogar per Hand gefertigte Dienstpläne nicht doch ungeeignet sind, um Mitarbeitern effektiv Schichten zuzuteilen. Anhand der folgenden 6 Gründe erklären wir Ihnen warum auch Sie in Zukunft Ihre Dienstpläne online erstellen sollten. 

Reduzierung des Arbeitsaufwandes

Dienstpläne können online wesentlich einfacher gepflegt werden. Mithilfe vieler Funktionen entfallen zeitaufwändige Prozesse, welche sonst unumgänglich wären, wie z.B. die Abfrage von Verfügbarkeiten oder Abwesenheiten. Pläne können direkt auf die zu folgenden Wochen übertragen werden, wobei die Software die Überschneidungen von Schichten oder die unverfügbare Mitarbeiter für den Ersteller der Schicht sofort kennzeichnet und diesen auf logische Unstimmigkeiten hinweist. Anhand solcher Hilfsmittel kann ein online Dienstplan dabei behilflich sein, gängige Fehler zu reduzieren, wodurch am Ende die Unternehmensorganisation stark profitiert.

Schichtplan von überall zugänglich

Ein klarer Vorteil des online Dienstplans ist die Möglichkeit, jederzeit auf den Schichtplan zugreifen und bearbeiten zu können. Mit einem Laptop, Tablet oder Smartphone kann der Nutzer sich rund um die Uhr mit der Software verbinden und immer auf dem neusten Stand bleiben. Falls der Schichtplan aktualisiert wird, jemand kurzfristig ausfällt oder bestimmte Mitteilungen zu Schichten hinzugefügt werden, können Mitarbeiter direkt benachrichtigt und über Änderungen informiert werden. Bei der Nutzung von Hand gefertigten Schichtplänen oder Excel Tabellen ist ständig Klärbedarf zum Anfertigen eines neuen Planes notwendig. Mit dem online Dienstplan können sich Mitarbeiter umgehend für offene Schichten bewerben, was die Schichtplanung um ein enormes beschleunigt und vereinfacht. 

Strukturierte Kommunikation in der Personalplanung

Häufig muss mit Mitarbeitern vorerst geprüft werden, ob bestimmte Schichtzeiten für diese in Frage kommen, an welchen Tagen und Zeiten sie nicht verfügbar, oder wann Urlaubstage geplant sind. Ein wesentlicher Vorteil eines online Dienstplanes ist die Integration von Mitarbeitern in die Software. Angestellte können Urlaubstage beantragen, sich auf offene Schichten bewerben, Verfügbarkeiten eintragen oder sogar Schichten untereinander tauschen. Dadurch werden Schichten schneller und effizienter belegt und bedürfen keinen unnötigen Kommunikationsaufwand, was zugleich eine erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung zufolge hat.

Moderne und digitale Dienstplanung im Überblick

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Bei der Erstellung eines Dienstplanes muss der Arbeitgeber auf bestimmte gesetzliche Vorschriften achteben, die ohne gegebene Software leicht übersehen werden. Rahmenbedingungen wie Pausen-, Anwesenheits-  oder Arbeitszeiten können anhand eines online Dienstplanes überschaubar kontrolliert und angepasst werden, sodass Konflikte mit gesetzlichen Vorgaben komplett vermieden werden. Nutzer können sich per Smartphone bei Schichtbeginn ein- und ausstempeln, die Software erfasst bei Bedarf auch automatisch die Pausenzeiten. Zusätzlich können Auswertungen von den Dienstplänen im PDF-Format gespeichert und ausgedruckt werden, wodurch die Dokumentationspflicht für den Anwender vereinfacht wird.

Effizienzsteigerung in der Dienstplanung

Anhand von klaren Hinweisen des Systems, welche z.B. bei Konflikten in der Schicht Zuweisung oder dem Management von Abwesenheiten kontinuierlich auftreten, sind Schwachstellen in der Erstellung des individuellen Dienstplanes schnell ausfindig gemacht, welchen dementsprechend nachgegangen werden kann. Dies führt zu einer gängigen Verbesserung bei der Erstellung der Pläne für Manager und Arbeitgeber. 

Erweiterbare Dienstpläne

Ein online Dienstplan stellt dem Nutzer eine Handvoll weiterer Features zur Verfügung, welche dem Anwendungsbereich eines üblichen Schichtplanes weitaus hinausgehen. Mitarbeiter können z.B. Notizen zu Schichten, der Manager Tagesnotizen für das Team erstellen. Durch Nutzung solcher Kommunikationstools kann parallel zur Dienstplanung das Aufgabenmanagement realisiert werden. Hinzu kommen Funktionsbereiche wie das Abwesenheitsmanagement, welches sich mit Krankheitsfällen, Urlaubstagen oder Feiertagen befasst, oder das Verfügbarkeitsmanagement, welche dem Manager im Hinblick auf das Erstellen des Dienstplanes deutliche Hilfestellung bietet.

Basierend auf diesen entscheidenden Vorteilen führt die Nutzung von einem digitalen Dienstplan zu einer wesentlichen Steigerung der Arbeitseffizienz, da überflüssige Koordinierung und Organisation entfällt und die Arbeitszeit effektiver genutzt werden kann, sowohl von Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern.