Die Schichtplanung von Teams mit mehr als 10 Personen ist oftmals eine schwierige und zeitaufwändige Angelegenheit. Dies gilt besonders für Betriebe in denen die Arbeitszeit der Mitarbeiter von Woche zu Woche starken Schwankungen Unterliegt.

Bei Kurzfristigen Änderungen des Dienstplanes kann es zu Beschwerden seitens der Mitarbeitern kommen, die für gewöhnlich voraussetzen, dass ihre folgenden Arbeitswochen fest verplant sind. Sodass sie ihre Freizeit entsprechend organisieren können.In den meisten Betrieben gibt es Arbeitszeiten bzw. Schichten, die besonders begehrt sind oder andere die selten gerne übernommen werden. So kann es sein, dass ein Mitarbeiter der Meinung ist übermäßig häufig in Schichten eingeteilt zu werden, die sonst keiner gerne übernehmen möchte. 

Ein weiterer Punkt, der zu Stress in einem Betrieb führen kann sind Fehler in der Kommunikation und Synchronisierung des Dienstplanes. So kann es dazu führen, dass Mitarbeiter zum Dienst antreten ohne dass diese eingeteilt sind, oder noch schlimmer, wenn diese nicht auftauchen, obwohl der Teamleiter für eine Schicht fest mit ihnen rechnet. Solche Szenarien treten besonders leicht auf, wenn durch häufiges Anpassen des Dienstplanes dieser mehrfach per Mail oder WhatsApp an das gesamte Team geschickt werden muss. So kann es leicht passieren, dass ein Mitarbeiter eine alte Version des Schichtplanes verwendet und die letzten Änderungen nicht mitbekommt.

Im folgenden nennen wir einige Punkte, die Ihnen helfen können solche Probleme auf ein minimum zu reduzieren:

  • Integrieren Sie Ihre Mitarbeiter so weit es geht in die Dienstplanung. Tragen sie vorab und in kurzen  Zeitabständen die verfügbaren Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zusammen und halten sie diese in digitaler form fest. Sodass sie am besten von überall zugriff auf diese Daten haben und spontan updaten können, wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter kurzfristige ausfällt. 

  • Legen sie offene Schichten an, in denen sich die Mitarbeiter selbst eintragen dürfen, oder auf diese sich die Mitarbeiter bewerben dürfen. Dies ist vor allem Zeitsparend für den Teamleiter, der nun nicht mehr die verfügbaren Arbeitszeiten der Mitarbeiter mit dem Bedarf abgleichen muss. Auf diese Art wird den Mitarbeitern auch mehr Einfluss auf ihre Arbeitszeiten gegeben, was die Zufriedenheit erhöhen kann, da diese aktiv im Planungsprozess involviert sind.  Kollegen die bevorzugt zusammenarbeiten, haben so auch die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten abzugleichen, was das Arbeitsklima positiv beeinflussen kann.

  • Informieren Sie das Team mindestens einen Monat im voraus über neue Dienstpläne oder Dienstplanänderungen. Nichts ist für einen Mitarbeiter frustrierender, als ein Treffen mit Freunden abzusagen weil dieser kurzfristig eingeplant wurde, oder einfach nur zu später über seine Arbeitszeit informiert wurde. 

  • Führen Sie Arbeitszeitkonten ein, sodass Überstunden auf- und abgebaut werden können. So kann der Betrieb flexibler auf schwankende Anforderungen reagieren und die Mitarbeiter sind weniger frustriert wenn es mal zu Phasen mit erhöhtem Arbeitsbedarf kommt. Da Sie die Gewissheit haben, dass die gesammelten Überstunden in Form von Freizeit wieder abgebaut werden können.

Team Schichtplan Arbeitszeiten

Online Dienstplaner

Viele der erwähnten Punkte können mit einem digitalen Dienstplaner mit wenig Aufwand umgesetzt werden.

Die Integration von Mitarbeitern in die digitale Dienstplanung ist besonders praktisch, da jeder Teilnehmer über den PC oder per App seine Wunscharbeitszeiten einpflegen und jederzeit updaten kann. Außerdem ist auch der Bewerbungsprozess auf Offene Schichten per Dienstplan App besonders einfach. Hiervon profitiert auch der Teamleiter welcher mit wenigen Klicks Bewerbungen annehmen oder ablehnen kann. Die Kollegen erhalten sofort ein Feedback und bleiben up to date.  Die Schichtpläne online zu erreichen bedeutet für die Mitarbeiter weniger lästiges synchronisieren von Schichtplänen. 

Fehler in der manuellen Berechnung der Arbeitszeitkonten werden durch die Verwendung einer Dienstplaner Software einfach verhindert. Gleichzeitig kann viel Zeit eingespart werden, die durch zeitaufwendiges Verrechnen der Überstunden und Urlaubsstunden regelmäßig aufgewendet werden muss. 

Ein weiterer Vorteil von einem online Schichtplaner ist, dass die meisten online Dienstplaner einen Urlaubsplaner mit anbieten, welcher ebenfalls die Urlaubsplanung erheblich vereinfachen und fairer gestalten kann. Die Urlaubsplanung ist nämlich ein Teil der Dienstplanung und verkompliziert die Aufgabe eines Planers, wenn es darum geht, den optimalen Schichtplan zusammenzulegen und alle Parteien zufrieden zu stellen.

Fazit 

Für viele Nutzer bedeutet ein Umstieg auf einen online Dienstplaner zunächst eine mehr oder weniger große Umstellung. Jedoch gelingt dieser Umstieg mit einer zunehmenden Affinität zu mobilen Apps immer einfacher. Nachdem ein Betrieb auf die digitale Dienstplanung umgestellt hat und von den zahlreichen Vorteilen profitiert, ist der Verzicht darauf für viele Unternehmer oftmals kaum vorstellbar. Somit ist die flexible Dienstplanung ein Prozess, der durch die Digitalisierung von Betrieben besonders stark vereinfacht wird.