Generative KI als Co‑Pilot:

Generative KI-Werkzeuge wie Microsoft  Copilot, OpenAI ChatGPT oder Google Gemini nehmen immer mehr Fahrt auf und wirken im Berufsalltag mittlerweile wie „Co‑Piloten“: Sie übernehmen lästige Routinetätigkeiten – etwa das Formulieren von E-Mails, das Zusammenfassen von Texten oder das Organisieren von Terminen – und schaffen dadurch Freiräume für anspruchsvollere, kreative Arbeit.

Im deutschsprachigen Raum gewinnt dieses Thema besondere Bedeutung: Laut einer Studie nutzt inzwischen ein Großteil der Arbeitnehmer:innen am Arbeitsplatz KI-basierte Tools – in Deutschland nutzen zum Beispiel mehr als 60 % der Beschäftigten KI in irgendeiner Form – doch nur ein kleiner Teil erhält offizielle Schulungen oder klare Vorgaben vom Arbeitgeber. Daraus erwächst ein deutliches Bedürfnis nach gezielter Weiterbildung und transparenten Regeln für den Einsatz dieser Technologie im Arbeitsumfeld.

Durch den Siegeszug solcher Assistenzsysteme ändern sich die Anforderungen: Mitarbeitende sind gefragt, Kompetenzen im Umgang mit KI aufzubauen und mitzudenken, statt nur Routineaufgaben zu delegieren. Nur so lässt sich die Technik sinnvoll und verantwortungsvoll im Arbeitsalltag einsetzen – mit echtem Mehrwert für alle Beteiligten.

Ein sogenannter Co‑Pilot auf KI-Basis dient als unterstützendes Werkzeug im Berufsalltag – vor allem dann, wenn es um wiederkehrende, zeitraubende Aufgaben geht. Dazu zählt zum Beispiel das Formulieren von E-Mails, das Strukturieren von Inhalten oder das Erstellen erster Entwürfe für Präsentationen. Wichtig dabei: Die Entscheidungen trifft weiterhin der Mensch. Die künstliche Intelligenz agiert im Hintergrund – sie assistiert, ersetzt aber nicht. Man könnte sagen: Der Mensch bleibt der „Kapitän“, die KI hilft beim Navigieren.

Im Gegensatz zu herkömmlichen, regelbasierten Systemen, die auf festen Vorgaben beruhen und vor allem Zahlen und Daten analysieren, ist generative KI in der Lage, auf sprachlicher Ebene eigenständig Inhalte zu erzeugen. Das bedeutet: Sie versteht Eingaben in natürlicher Sprache und kann daraus neue, situationsangepasste Ergebnisse ableiten – etwa kreative Formulierungen, Strukturvorschläge oder Gliederungen. Diese Fähigkeit eröffnet neue Spielräume im Arbeitsalltag.

Dennoch bleibt der Mensch das entscheidende Element. Er gibt den Impuls, bewertet das Resultat und trifft letztlich die Entscheidungen. Die KI unterstützt lediglich dabei, Aufgaben schneller, strukturierter oder ideenreicher zu bearbeiten – ohne dabei die Kontrolle aus der Hand zu geben.

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Preise

Ein britischer Behördenversuch mit rund 14.500 Mitarbeiter:innen zeigte, dass Microsoft  365  Copilot etwa 26 Minuten Arbeitszeit pro Tag einsparen kann – bei Einsteiger:innen sind es sogar bis zu 37 Minuten täglich, was sich auf etwa sechs Stunden pro Woche summiert.

Darüber hinaus ergab eine groß angelegte Studie mit mehr als 6.000 Beschäftigten aus 56 Unternehmen, dass Dokumente etwa 12 % schneller erstellt werden konnten und die Zeit für das Lesen von E-Mails pro Woche um ca. 30 Minuten verkürzte sich.

Mehr Fokus & Kreativität

Aus Nutzerbefragungen geht hervor, dass etwa 70 % der Copilot-Anwender:innen ihre Produktivität als gestiegen ansehen, und rund 68 % berichten von einer verbesserten Arbeitsqualität. Außerdem geben 64 % an, dass sie dank Copilot weniger Zeit mit dem Lesen von E-Mails verbringen, und überwältigende 85 % sagen, dass sie schneller zu einem brauchbaren ersten Textentwurf gelangen. Diese Freiräume ermöglichen es, weniger Zeit mit Routinetätigkeiten zu verbringen und statt dessen strategische, kreative oder konzeptionelle Aufgaben konzentriert anzugehen.

Zufriedenheit & mentale Entlastung

Mehrere Studien belegen: Wenn monotone und mental belastende Aufgaben durch KI übernommen werden, verringert sich Stress im Arbeitsalltag deutlich. Mitarbeiter:innen gewinnen Zeit zurück – für Tätigkeiten mit echtem Mehrwert, die motivieren und das Wohlbefinden stärken.

Microsoft  365 Copilot zeigt eindrucksvoll, wie generative KI den Büroalltag erleichtern kann – in den Bereichen Kommunikation, Organisation und kreativer Arbeit.

Im Bereich Dokumentenerstellung und Kommunikation übernimmt Copilot das Verfassen von E-Mails und hilft bei der Stilgestaltung je nach Empfängerprofil. Besonders hilfreich ist die Funktion, lange Mail-Verläufe automatisch zusammenzufassen. Zudem erstellt das Tool aus Stichpunkten oder Meetingnotizen Berichte und Protokolle – ein Anwender berichtet, solche Routineaufgaben seien bis zu 50 % schneller erledigt. Bei Unternehmen wie Bayer wird Copilot in zahlreichen Bereichen genutzt – etwa in HR, Marketing oder IT: Mitarbeitende nutzen die KI, um E–Mails und Anhänge zusammenzufassen, Dokumentvorlagen zu erstellen und schneller auf Besprechungsergebnisse zuzugreifen.

Auch für Recherche und Zusammenfassungen erweist sich Copilot als nützlich. Es kann Informationen aus verschiedenen Quellen – Dokumente, E-Mails oder Webartikel – in Sekundenschnelle zusammenfassen. In Unternehmen wie E.ON oder Enerjisa nutzten Mitarbeitende Copilot, um Meetingprotokolle und Berichte automatisiert zu erstellen und dadurch mehrere Stunden pro Woche administrative Arbeit zu sparen.

Im Bereich Planung und Organisation helfen einfache Eingaben, aus denen Copilot strukturierte To‑Do‑Listen, Terminübersichten und Projektpläne erzeugt. Besonders für Beschäftigte ohne umfassende Projektmanagement-Erfahrung sind solche Vorschläge ein großer Gewinn.

Auch kreative Aufgaben und Ideenfindung profitieren entscheidend. Copilot bietet Unterstützung beim Brainstorming, entwickelt Content-Konzepte oder entwirft Layout-Vorschläge für Präsentationen. So lassen sich Excel- oder Word-Inhalte direkt in visuell ansprechende Präsentationen überführen – ideal für Marketingtexte, Vereinsbroschüren oder interne Kommunikation. Unternehmen berichten, dass solche Tools den kreativen Prozess stark beschleunigen.

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Die Nutzung von generativer KI als Co‑Pilot kann das persönliche Wohlbefinden am Arbeitsplatz spürbar verbessern. Wenn monotone und körperlich oder geistig belastende Tätigkeiten automatisiert werden, entlastet das die Mitarbeitenden deutlich. Diese Befreiung von Routine ermöglicht es, mehr Zeit höheren Aufgaben zu widmen – was wissenschaftlich belegte Veränderungen in Stressniveau und Jobzufriedenheit zeigt.

Ab dem 2. Februar 2025 gilt die EU‑KI‑Verordnung (AI Act), welche Unternehmen dazu verpflichtet, die sogenannte KI‑Kompetenz ihrer Mitarbeitenden sicherzustellen (§ 4 AI Act: AI Literacy) . Gewerkschaften und Interessenvertretungen wie der DGB unterstützen dies als Schritt in Richtung fairer und sicherer KI-Nutzung am Arbeitsplatz.

Studien belegen darüber hinaus, dass Menschen, die moderat mit generativer KI arbeiten, häufiger eine höhere Arbeitszufriedenheit empfinden – insbesondere, wenn durch die Technologie schneller Qualität erreicht wird. Einige Quellen schätzen Produktivitätszuwächse um bis zu 15 %. Außerdem zeigen Untersuchungen, dass KI-gestützte Formen der Zusammenarbeit nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch klassische Teamstrukturen aufbrechen – etwa durch neue hybride oder kooperative Modelle

Der Einsatz von generativer KI im Berufsalltag bringt spürbare Risiken mit sich, vor allem in puncto Datenschutz, Sicherheit und Transparenz. Weil KI-Systeme häufig personenbezogene oder vertrauliche Daten verarbeiten, besteht die Gefahr, dass sensible Informationen ungewollt weitergegeben oder durch fehlende Zugriffskontrollen offengelegt werden – etwa bei Cloud-Training oder unsauberer Systemadministration. Datenschutzrichtlinien verlangen daher klare Kommunikation darüber, welche Daten genutzt werden und wie Mitarbeitende informiert werden.

Ein weiterer kritischer Punkt ist die wachsende Überwachung am Arbeitsplatz. Quellen wie WIRED warnen vor dem Einsatz sogenannter „Bossware“ – Software, die Bildschirmaktivitäten aufzeichnet, Tastatureingaben überwacht oder sogar Standort-Tracking vornimmt. Ein solches Überwachungsregime kann das Vertrauen zerstören und das psychische Wohlbefinden erheblich belasten, wenn sich Beschäftigte ständig beobachtet fühlen.

Doch auch die Zuverlässigkeit der KI-Ergebnisse stellt eine Herausforderung dar. Generative Modelle neigen zu Fehlern, Verzerrungen (Bias) oder sogenannten Halluzinationen, also falschen Informationen. Daher bleibt die menschliche Kontrolle unabdingbar, um Qualität und Glaubwürdigkeit sicherzustellen – Nutzer müssen alle KI-Ausgaben prüfen.

Nicht zuletzt droht durch intensiven KI-Einsatz ein schleichender Verlust an Fähigkeiten oder sogenanntes Deskilling. Mitarbeitende könnten zunehmend passiv agieren, wodurch wichtige Fertigkeiten verkümmern. KI-Stützung verändert zudem die Zusammenarbeit: traditionelle Teamstrukturen werden aufgelöst, und Peer-Learning oder soziale Dynamiken können zurückgehen, was langfristig zu Isolation führen kann.

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Die Einführung von generativen KI‑Co‑Piloten im Arbeitsalltag ist mit echten Herausforderungen verbunden – insbesondere in den Bereichen Datenschutz, Sicherheit und Transparenz. Da solche Systeme oft personenbezogene oder sensible Daten verarbeiten, besteht das Risiko, dass Informationen durch unsichere Cloud-Verarbeitungen oder fehlende Zugriffssteuerung ungewollt preisgegeben werden. Datenschutzleitfäden fordern daher eine klare Kommunikation darüber, welche Daten erfasst werden und wie Mitarbeitende darüber informiert werden sollten.

Ein weiteres Problem ist die potenzielle Überwachung am Arbeitsplatz durch KI-basierte Tracking-Tools – sogenannte „Bossware“, die Bildschirmverläufe, Tastatureingaben oder Standortdaten aufzeichnen. Dadurch entsteht häufig ein Gefühl permanenter Kontrolle, das Vertrauen untergräbt und das psychische Wohlbefinden beeinträchtigen kann.

Zudem sind die Ergebnisse generativer KI nicht immer verlässlich: Falschinformationen, algorithmische Verzerrungen oder sogenannte „Halluzinationen“ können auftreten. Deshalb ist es entscheidend, dass Mitarbeitende die KI-Ausgaben kritisch prüfen und die finale Entscheidung stets in menschlicher Verantwortung liegt.

Langfristig besteht zudem die Gefahr eines schleichenden Kompetenzverlusts (Deskilling): Wenn KI routinemäßig Aufgaben übernimmt, geht wertvolles Erfahrungswissen verloren. Zudem verändern sich klassische Teamstrukturen – soziale Dynamiken und informelles Lernen können schwächer werden. Mitarbeiter könnten sich isolierter fühlen, wenn der persönliche Austausch durch KI‑basierte Kommunikation ersetzt wird.

Der Blick in die Zukunft zeigt: Generative KI wird unseren Arbeitsalltag nicht blitzartig verändern, sondern sich durch eine schrittweise Neuordnung der Arbeitsprozesse etablieren. Laut McKinsey beginnen viele Unternehmen bereits, interne Abläufe anzupassen, KI-Governance-Strukturen aufzubauen und gezielt Weiterbildungsprogramme sowie neue Rollen zu etablieren, um langfristige Vorteile zu erzielen. Besonders auffällig: Bis etwa 2030 könnten rund 30 % der Arbeitsstunden automatisiert werden – was auch den Wandel geforderter Kompetenzen massiv vorantreibt. Gleichzeitig wird die Nachfrage nach digitalen, kreativen und sozialen Fähigkeiten deutlich steigen.

Unternehmen sollten also frühzeitig Kooperation zwischen Mensch und Maschine gestalten – KI als strategischen Partner einsetzen, nicht als Ersatz. Arbeitnehmer:innen sind aufgerufen, ihre KI-Kompetenz bewusst weiterzuentwickeln. Nur so lassen sich die eigenen Rollen sichern und zugleich neue Berufsperspektiven öffnen. Ein verantwortungsvoller Umgang ermöglicht nicht nur kreative Arbeitsweisen und höhere Innovationskraft, sondern legt auch den Grundstein für nachhaltige Arbeit in einer sich rasch wandelnden Arbeitswelt.