Überblick
Friedrich Dreher ist Geschäftsführer der Simigo plus GmbH und leitet das Fun Center Ettlingen mit Funnygolf und der Lasertag Factory. Die Herausforderung: Die Schichtplanung für Counter, Service und Betreuung der Anlagen wurde immer komplexer. Mit vielen Aushilfen und Teilzeitkräften, verschiedenen Bereichen und wechselnden Öffnungszeiten war die Organisation mit Excel-Listen, Papier und WhatsApp-Gruppen fehleranfällig und zeitaufwändig. Die Lösung fand er in Aplano, das die komplette Schicht- und Personalplanung sowie die Zeiterfassung digitalisiert hat. Heute plant er Schichten strukturiert, hat in Echtzeit den Überblick über alle Arbeitszeiten und spart wertvolle Zeit bei der Lohnabrechnung.
1. Wie organisierst Du die Dienstplanung und Zeiterfassung in Deinem Betrieb mit Aplano?
Erzähle uns, wie Du Aplano in Deinem Fun Center einsetzt und welche Bereiche Du damit abdeckst.
Antwort:
Ich nutze Aplano für die komplette Schicht- und Personalplanung in unserem Fun Center Ettlingen mit Funnygolf und der Lasertag Factory. Zu Beginn jeder Woche bzw. jedes Monats lege ich die benötigten Schichten in Aplano an – getrennt nach Bereichen (Counter, Service, Betreuung der Anlagen usw.). Unsere Mitarbeitenden tragen im Vorfeld ihre Verfügbarkeiten ein, sodass ich beim Planen direkt sehe, wer wann eingesetzt werden kann. Der fertige Dienstplan wird dann über Aplano veröffentlicht, und alle bekommen automatisch eine Benachrichtigung auf ihr Smartphone.
Die Zeiterfassung läuft ebenfalls über Aplano: Die Mitarbeitenden stempeln sich zu Schichtbeginn und -ende ein und aus. So habe ich in Echtzeit einen Überblick, wer im Haus ist, ob Schichten besetzt sind und wie viele Stunden bereits geleistet wurden. Für mich ist Aplano dadurch fester Bestandteil des Arbeitsalltags geworden – vom Planen der Einsätze bis zur Auswertung der gearbeiteten Zeiten für die Lohnabrechnung.
2. Was hat sich durch den Einsatz von Aplano für Dich oder Dein Team verbessert?
Gibt es messbare Vorteile oder positive Veränderungen, die Du beobachten konntest?
Antwort:
Vor Aplano haben wir mit Excel-Listen, Papier und WhatsApp-Gruppen gearbeitet – das war fehleranfällig, unübersichtlich und hat sehr viel Zeit gekostet. Seit wir Aplano nutzen, ist die Dienstplanung deutlich strukturierter und schneller. Änderungen im Plan müssen nicht mehr umständlich an alle kommuniziert werden, sondern werden in der App sofort sichtbar. Das reduziert Missverständnisse („Ich habe den Plan nicht gesehen", „Die Schicht war anders") praktisch auf null.
Auch bei der Zeiterfassung gibt es weniger Fehler, weil Zeiten nicht mehr manuell übertragen werden müssen. Das erleichtert die Vorbereitung der Lohnabrechnungen enorm. Gleichzeitig sind die Mitarbeitenden zufriedener, weil sie ihre Schichten, Stunden und Urlaube transparent im Blick haben und nicht ständig nachfragen müssen. Insgesamt sparen wir Zeit, reduzieren Fehler und haben ein deutlich professionelleres System.
3. Welche Funktionen nutzt Du am häufigsten – und warum?
Welche Aplano-Features sind für Dich am wertvollsten und warum nutzt Du sie täglich?
Antwort:
Am häufigsten nutze ich die Dienstplan-Funktion, weil sie das Herzstück unserer Organisation ist. Ich kann Schichten schnell anlegen, duplizieren und anpassen und sehe sofort, ob alle Zeiten ausreichend besetzt sind. Die Möglichkeit, zwischen den verschiedenen Bereichen (Funnygolf, Lasertag, Theke usw.) zu unterscheiden, hilft mir sehr bei der Planung.
Außerdem nutzen wir intensiv die mobile App zur Zeiterfassung und für die Kommunikation. Die Mitarbeitenden sehen ihre Schichten, tragen Verfügbarkeiten ein und stellen bei Bedarf Anfragen zu Schichttausch oder Abwesenheiten. Die Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung ist ebenfalls ein fester Bestandteil – so behalten wir auch bei vielen Aushilfen und Teilzeitkräften den Überblick. Sehr hilfreich sind auch die Auswertungen und Exporte der Arbeitszeiten, die ich für die Lohnabrechnung nutze.
4. Wem würdest Du Aplano weiterempfehlen und aus welchem Grund?
Für wen ist Aplano besonders geeignet und warum lohnt sich die Investition?
Antwort:
Ich würde Aplano allen Unternehmen empfehlen, die im Schichtbetrieb arbeiten – besonders in der Freizeit- und Eventbranche, Gastronomie, im Einzelhandel oder überall dort, wo viele Aushilfen und Teilzeitkräfte im Einsatz sind. Überall, wo früher mit Excel, Papier oder WhatsApp geplant wurde, ist Aplano ein echter Fortschritt.
Aus meiner Sicht lohnt sich Aplano, weil es sehr übersichtlich, leicht verständlich und für das ganze Team gut nutzbar ist. Man merkt, dass die Software für den tatsächlichen Alltag in Betrieben entwickelt wurde: weniger Chaos, klare Strukturen, transparente Kommunikation und eine große Zeitersparnis bei Planung und Abrechnung. Für mich ist es mittlerweile ein unverzichtbares Werkzeug im täglichen Betrieb.
Fazit
Aplano hat die Schichtplanung im Fun Center Ettlingen von Grund auf verändert. Friedrich Dreher konnte die Dienstplanung von einem fehleranfälligen, zeitaufwändigen Prozess mit Excel, Papier und WhatsApp zu einer strukturierten, digitalen Lösung umgestalten. Die wichtigsten Erfolge im Überblick:
- Strukturierte Dienstplanung: Schnelle Schichtplanung mit automatischer Benachrichtigung aller Mitarbeitenden
- Bereichsübergreifende Organisation: Getrennte Planung für Counter, Service, Funnygolf und Lasertag
- Transparente Kommunikation: Änderungen im Plan werden sofort in der App sichtbar – Missverständnisse praktisch auf null reduziert
- Echtzeit-Überblick: Sofortige Sichtbarkeit, wer im Haus ist, ob Schichten besetzt sind und geleistete Stunden
- Fehlerfreie Zeiterfassung: Automatische Erfassung ohne manuelle Übertragung erleichtert die Lohnabrechnung enorm
- Mobile App für alle: Mitarbeitende sehen Schichten, tragen Verfügbarkeiten ein und können Schichttausch anfragen
- Übersichtliche Abwesenheitsverwaltung: Auch bei vielen Aushilfen und Teilzeitkräften bleibt der Überblick erhalten
- Exportfunktionen für Lohnabrechnung: Auswertungen und Exporte der Arbeitszeiten direkt nutzbar
- Professionelles System: Weniger Chaos, klare Strukturen und transparente Kommunikation
- Zeitersparnis: Deutlich schnelleres Planen und weniger Zeitaufwand bei der Abrechnung
Friedrich Dreher ist überzeugt: Aplano ist nicht nur ein Tool, sondern ein unverzichtbares Werkzeug im täglichen Betrieb. Die Kombination aus übersichtlicher Bedienung, strukturierter Planung und transparenter Kommunikation macht Aplano zur idealen Lösung für Unternehmen im Schichtbetrieb – besonders in der Freizeit- und Eventbranche, Gastronomie und im Einzelhandel. Überall dort, wo früher mit Excel, Papier oder WhatsApp geplant wurde, ist Aplano ein echter Fortschritt.
