Überblick
In diesem Case Study berichtet Petra Brüggenkamp über ihre Erfahrungen mit Aplano bei Jolifin Store DE GmbH. Das Handelsunternehmen betreibt 23 Standorte mit insgesamt etwa 115 Mitarbeitern und benötigte eine zuverlässige Lösung für die Dienstplanung und Zeiterfassung über mehrere Standorte hinweg.
Die Herausforderung lag in der dezentralen Struktur des Unternehmens: Jede Regionalleitung betreut durchschnittlich 5-6 Filialen und ist für die Dienstplanung ihrer Standorte verantwortlich. Die Mitarbeiter arbeiten sowohl in den Filialen als auch in der Zentrale und benötigen flexible Zugriffsmöglichkeiten auf das System.
Dieser Erfahrungsbericht zeigt, wie Aplano die komplexen Anforderungen eines mehrstufigen Handelsunternehmens erfüllt und dabei sowohl die Effizienz der Führungskräfte als auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigert.
1. Wie organisierst Du die Dienstplanung und Zeiterfassung in Deinem Betrieb mit Aplano?
Beschreibe den Ablauf und wie Aplano in Deinen Alltag integriert ist.
Antwort:
Wir sind ein Handelsunternehmen mit 23 Standorten und etwa 115 Mitarbeitern. Die Dienstplanung wird von unseren Regionalleitern durchgeführt. Diese haben den "Manager"-Status. Hier hat jede Regionalleitung im Schnitt 5-6 Filialen, für die sie die Dienstpläne erstellt. Die Zeiterfassung erfolgt für die Mitarbeiter in den Filialen über den PC-Zugang und über die dort hinterlegte Stechuhr. Die Kolleginnen in der Zentrale/im Büro loggen sich direkt über den PC-Zugang über den Browser ein. Dies gilt auch für die Regios. Diese können sich in den Filialen, am PC bzw. auch mobil über ihr Handy ein- und ausloggen.
2. Was hat sich durch den Einsatz von Aplano für Dich oder Dein Team verbessert?
Gibt es konkrete Vorteile oder Veränderungen, die Du festgestellt hast (z. B. Zeitersparnis, weniger Fehler, zufriedenere Mitarbeitende)?
Antwort:
Unser vorheriges System hatte mehr "Nacharbeit" benötigt, da Feiertage nicht automatisch berücksichtigt wurden. Hervorheben möchten wir auch die Funktionalität beim Erfassen und Bestätigens von Urlaubszeiten. In unserem vorherigen System gab es immer nur Monatsansichten für das gesamte Team. Die Mitarbeiter schätzen bei Aplano die Verwendung der App, um die Dienstpläne sehen zu können und z.B. Urlaubswünsche direkt eintragen zu können.
3. Was hat sich durch den Einsatz von Aplano für Euch verbessert?
Gibt es klare Vorteile gegenüber Eurem früheren System – z. B. Zeitersparnis, weniger Fehler, besseres Team-Feedback?
Antwort:
Die Dienstplanung wird regelmäßig -täglich- benutzt, dies bei Änderungen oder um nachzusehen, welcher Mitarbeiter wann in welcher Filiale eingeteilt ist. Die Chat Funktion wird regelmäßig genutzt. Hilfreich für die Planung ist auch die Übersichtlichkeit der Stundenkonten.
4. Welche Funktionen von Aplano nutzt Ihr am häufigsten – und warum?
Gerne mit konkreten Beispielen, welche Tools Euch im Arbeitsalltag besonders helfen.
Antwort:
Aplano kann an alle Unternehmen weiterempfohlen werden, da die Möglichkeit der Dienstplanung, der Arbeitszeiterefassung, der Beantragung und Bewilligung von Urlauben und auch die Chat-Funktion extrem einfach und selbsterklärend ist.
Fazit
Der Einsatz von Aplano hat sich für Jolifin Store DE GmbH als vollständiger Erfolg erwiesen. Das mehrstufige Handelsunternehmen mit 23 Standorten und 115 Mitarbeitern profitiert in besonderem Maße von den folgenden Verbesserungen:
- Automatisierte Feiertagsberücksichtigung: Weniger Nacharbeit durch automatische Berücksichtigung von Feiertagen
- Verbesserte Urlaubsverwaltung: Einfacheres Erfassen und Bestätigen von Urlaubszeiten
- Mobile App-Nutzung: Mitarbeiter können Dienstpläne jederzeit einsehen und Urlaubswünsche direkt eintragen
- Regelmäßige Nutzung: Tägliche Verwendung der Dienstplanung bei Änderungen und Übersicht
- Chat-Funktion: Verbesserte Kommunikation zwischen Standorten und Führungskräften
- Übersichtliche Stundenkonten: Bessere Transparenz und Kontrolle der Arbeitszeiten
- Einfache Bedienung: Selbsterklärende Funktionen für alle Nutzergruppen
Jolifin Store DE GmbH kann Aplano anderen Handelsunternehmen mit mehreren Standorten uneingeschränkt empfehlen. Die Lösung erfüllt die komplexen Anforderungen dezentraler Strukturen und trägt maßgeblich zur Effizienzsteigerung bei.
