Überblick

In diesem Case Study berichtet Geschäftsführer Charly Neuhoff über sein Einzelhandelsunternehmen für Hausgeräte und Küchen, das von seinem alten System zu Aplano gewechselt ist. Das Unternehmen beschäftigt mehrere Mitarbeiter und benötigt eine zuverlässige Lösung für Dienstplanung und Zeiterfassung.

Was waren die ausschlaggebenden Gründe für den Umstieg?

Antwort:

Das vorherige Systeme hatte einige Bugs. Das hat uns unsere Zeitbuchungen komplett zerschossen, sodass ich 2 Tage mit Aufräumarbeiten beschäftigt war und die Mitarbeiter vollständig falsche Stundenkonten ausgewiesen bekommen haben. Das hat zu Verunsicherung und Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern geführt. Gleichzeitig haben wir keinerlei Unterstützung bei der Behebung der Fehler bekommen und auch an anderer Stelle kein Entgegenkommen für den Mehraufwand.

Weitere Gründe für den Wechsel:

• Das alte System ist an manchen Stellen etwas umständlicher als Aplano
• Es gab keine oder nur sehr eingeschränkte Massen-Bearbeitungsoptionen → Zeitersparnis bei Aplano
• Es gab keine oder nur sehr eingeschränkte Gesamtübersichten für alle Mitarbeiter wie z.B. eine Liste wo man die Urlaubstage aller Mitarbeiter sieht
• Der Support des vorherigen Systems war langsam und man bekam keinen persönlichen Kontakt mit Telefonnummer wo man sich melden konnte, wenn sich der Support nicht zurückmeldete
• Die bisherige Lösung war unverhältnismäßig teuer

Beschreibe den Ablauf, die Benutzerfreundlichkeit oder andere konkrete Unterschiede.

Antwort:

Die Dienstplanungsfunktion ist insgesamt sehr ähnlich und auch ähnlich benutzerfreundlich.

Unterschiede:

• Flexibilität bei Dienstplänen: Das vorherige System hatte die Möglichkeit auch ausgefallenere Dienstpläne abzubilden. Bei uns arbeitet eine Kollegin zum Beispiel immer eine Woche 5 Tage und darauf die Woche 6 Tage. Das konnten wir im alten System so auch in der Planung berücksichtigen. Das funktioniert bei euch meines Wissens nach nicht.
• Darstellung abwesender Mitarbeiter: Bei der bisherigen Lösung waren kranke oder abwesende Mitarbeiter nicht mehr in der Schicht sichtbar (bei euch ausgegraut) sondern es war nur eine kleine rote Zahl (z.B. 3) oben am Datum. Mit einem mouse-over konnte man dann sehen welche 3 Mitarbeiter krank oder im Urlaub sind. → ich finde eure Variante besser
• Verschiedene Ansichten: Schön ist es bei euch, dass man zwischen verschiedenen Ansichten wechseln kann (Tag, Woche, Monat, Board). Das ging beim alten System meines Wissens nach nicht.

Gibt es klare Vorteile gegenüber Eurem früheren System – z. B. Zeitersparnis, weniger Fehler, besseres Team-Feedback?

Antwort:

• Zeitersparnis durch Massen-Vortrag: Zeitersparnis durch Massen-Vortrag der Resturlaubstage und jährlichen Urlaubsanspruch
• Bessere Exportfunktionen: Zeitersparnis auch durch bessere Exportfunktionen → z.B. Resturlaub aller Mitarbeiter zum Jahresende
• Hinweis für Verbesserung: Es wäre auch klasse, wenn es eine Übersicht aller Stundenkonten zu einem bestimmten Stichtag gäbe → super für die Übergabe an den Steuerberater
• Keine Fehler: Bisher hatten wir keine Fehler bei Aplano, was bei uns für eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit sorgt
• Bessere Übersicht: Bei euch ist die Übersicht zu den Zeiterfassungen besser und im Nachhinein besser nachvollziehbar. Ich sehe:
  • Die Sollzeit gem. Schicht
  • Die gestempelte Zeit
  • Ob der Mitarbeiter automatisch ausgestempelt wurde oder, ob er sich ausgestempelt hat
  Bei der bisherigen Lösung habe ich nur die am Ende bestätigte Zeit gesehen.
• GPS-Funktion: Die integrierte GPS-Funktion ist sehr hilfreich, damit Mitarbeiter sich nur am Standort einstempeln können. Das hatten wir im vorherigen System nicht.
• Klare Struktur: Insgesamt ist Aplano etwas klarer strukturiert. Die Menüführung ist klar und man findet sich intuitiver zurecht als beim alten System. Bei der bisherigen Lösung musste man für viele Einstellungen in den einzelnen Mitarbeiter reingehen. Bei Aplano kann man die Einstellungen zentraler vornehmen. Das erleichtert die Bedienung.

Gerne mit konkreten Beispielen, welche Tools Euch im Arbeitsalltag besonders helfen.

Antwort:

• Die normale Schichtplanung
• Massenbearbeitung von Urlaubstagen zu Jahresanfang
• Abwesenheitskalender für Urlaubsanträge und -freigaben

Was wir nicht nutzen: Das Dashboard. Ich finde dieses nicht so hilfreich. Ebenfalls nutzen wir die Bewerbungsfunktion für Schichten nicht.

Welche Unternehmen oder Branchen könnten besonders von einem Wechsel profitieren?

Antwort:

Ich würde und habe es schon Unternehmer unserer Art (Einzelhandel für Hausgeräte und Küchen) weiterempfohlen und denke, dass die meisten Unternehmen in unserer Größenklasse mit Aplano gut arbeiten können.

Verbesserungsvorschlag

Es wäre super, wenn man eine Funktion hätte, wo man einstellen könnte, bis wann der Resturlaub von Mitarbeitern gültig ist und, dass bis dahin der Urlaub zunächst immer mit dem Resturlaub des Vorjahres verrechnet wird.

Fazit

Der Wechsel vom alten System zu Aplano hat sich für dieses Einzelhandelsunternehmen als vollständiger Erfolg erwiesen. Die wichtigsten Verbesserungen sind:

• Zuverlässigkeit: Keine Systemfehler mehr, die zu falschen Stundenkonten führen
• Zeitersparnis: Durch Massenbearbeitungsfunktionen und bessere Exportmöglichkeiten
• Bessere Übersicht: Klarere Darstellung von Zeiterfassungen und Abwesenheiten
• GPS-Funktion: Zusätzliche Sicherheit bei der Zeiterfassung
• Intuitivere Bedienung: Zentralere Einstellungen und klarere Menüführung
• Kosteneffizienz: Besseres Preis-Leistungs-Verhältnis

Das Unternehmen kann Aplano anderen Unternehmen in der Einzelhandelsbranche mit ähnlicher Größe uneingeschränkt empfehlen und sieht großes Potenzial für eine breitere Einführung in der EK servicegroup.

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