Überblick
Das Okelmann’s ist ein kleines, familiengeführtes Hotel mit Café, Restaurant und Eventräumen. Das Team besteht aus rund 20 Mitarbeitenden. Seit 2018 war die Dienstplanung und Zeiterfassung bereits digital organisiert – davor noch klassisch mit ausgedruckten Excel-Tabellen und Bleistift. Mit steigenden Anforderungen suchte Geschäftsführerin Kristin Okelmann eine Lösung, die den Arbeitsalltag besser unterstützt. Über Google ist sie auf Aplano aufmerksam geworden und hat gewechselt.
1. Warum habt Ihr Euch für einen Wechsel entschieden – und warum für Aplano?
Was hat Euch an der bisherigen Lösung gestört und was hat bei Aplano überzeugt?
Antwort:
Unsere bisherige Software hat ihre Preise innerhalb kurzer Zeit deutlich erhöht, ohne dass sich der Funktionsumfang oder die Leistung entsprechend verbessert haben. Bei der Suche nach einer Alternative sind wir über Google auf Aplano aufmerksam geworden.
Besonders überzeugt hat uns der umfangreiche Funktionsumfang. Viele Funktionen, die uns bei unserer bisherigen Lösung gefehlt hatten, waren bei Aplano bereits integriert. Die Einführung in das System verlief sehr freundlich und verständlich. Auch die intuitive Bedienung und der zuverlässige Support haben uns überzeugt. Sowohl auf dem Smartphone als auch am Laptop funktioniert die Nutzung im Arbeitsalltag reibungslos.
2. Wie setzt Ihr Aplano im Arbeitsalltag ein – welche Funktionen helfen Euch besonders?
Welche Features nutzen Ihr am häufigsten und warum?
Antwort:
Besonders hilfreich sind für uns die Chatfunktion sowie die Möglichkeit, Dateien und Checklisten direkt einzelnen Schichten zuzuordnen. Dadurch können wir Informationen zentral bereitstellen und unsere Abläufe noch besser strukturieren.
Das Team kann sich bereits vor einer Schicht über wichtige Aufgaben und Besonderheiten informieren. Dadurch wissen alle Beteiligten, was ansteht und was zu beachten ist. Auch die Erstellung des Dienstplans ist einfach und übersichtlich. Über die Ansagefunktion können wir zudem gezielt relevante Informationen an einzelne Teams oder Mitarbeitergruppen versenden.
3. Welche konkreten Ergebnisse und Verbesserungen habt Ihr durch Aplano gesehen?
Gibt es messbare Vorteile oder Veränderungen im Team?
Antwort:
Durch den Einsatz von Aplano spare ich bei der Organisation und Dienstplanung mindestens eine Stunde pro Woche. Viele Abläufe lassen sich deutlich schneller und unkomplizierter erledigen.
Gleichzeitig haben sich die Transparenz und die interne Kommunikation verbessert. Informationen sind für alle Beteiligten leichter zugänglich, wodurch Missverständnisse reduziert und die Zusammenarbeit im Team erleichtert werden.
4. Wem würdest Du Aplano weiterempfehlen – und wie lautet Dein persönliches Fazit?
Für wen ist Aplano besonders geeignet und warum lohnt sich der Wechsel?
Antwort:
Ich kann Aplano insbesondere für Betriebe in der Hotellerie und im Eventbereich sehr empfehlen. Die Software bietet alle Funktionen, die wir für unsere tägliche Organisation benötigen, und darüber hinaus viele Möglichkeiten, die unsere Abläufe zusätzlich vereinfachen.
Für unseren Familienbetrieb ist Aplano zu einem wichtigen Werkzeug im Arbeitsalltag geworden. Ich kann dadurch weniger Zeit mit administrativen Aufgaben verbringen und mich stärker auf andere Bereiche unseres Betriebs konzentrieren. Wir sind mit der Entscheidung für Aplano sehr zufrieden.
Fazit
Aplano hat dem Okelmann’s geholfen, von einer teurer werdenden Vorgänger-Software zu einer Lösung zu wechseln, die im Hotelalltag wirklich unterstützt. Kristin Okelmann spart mindestens eine Stunde pro Woche und hat mehr Transparenz im Team. Die wichtigsten Punkte im Überblick:
- Passender Funktionsumfang: Viele Features, die zuvor fehlten, sind bei Aplano bereits integriert
- Schnelle Einführung: Freundliche Onboarding und intuitive Bedienung auf Smartphone und Laptop
- Bessere Teamkommunikation: Chat, Ansagen sowie Dateien und Checklisten direkt an Schichten
- Strukturierte Abläufe: Mitarbeitende informieren sich vor der Schicht über Aufgaben und Besonderheiten
- Messbare Zeitersparnis: Mindestens eine Stunde weniger Admin und Dienstplanung pro Woche
- Mehr Transparenz: Informationen sind leichter zugänglich, Missverständnisse nehmen ab
- Ideal für Hotellerie & Events: Empfohlen für Betriebe mit Schichtbetrieb in Hotel und Eventbereich
Für den Familienbetrieb Okelmann’s ist Aplano zu einem wichtigen Werkzeug geworden – weniger Zeit für Administration, mehr Fokus auf den Betrieb. Mehr unter www.okelmanns.de.
