Überblick
In diesem Erfahrungsbericht berichtet der Geschäftsführer Serkan Karabacak eines Rewe Marktes in Gelsenkirchen über die Anwendung von Aplano in seinem Einzelhandelsbetrieb. Das Unternehmen mit 22 Mitarbeitern an einem Standort nutzt Aplano für die Dienstplanung und Zeiterfassung und hat durch den Einsatz deutliche Verbesserungen in der Arbeitsorganisation und Mitarbeiterzufriedenheit festgestellt.
1. Wie organisierst Du die Dienstplanung und Zeiterfassung in Deinem Betrieb mit Aplano?
Beschreibe den Ablauf und wie Aplano in Deinen Alltag integriert ist.
Antwort:
Die Pläne werden von mir oder von meinem Marktleiter in einem zweiwöchigen Rhythmus erstellt und den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Wir erstellen bei der Planung verschiedene Bereiche, die wir den Mitarbeitern zuordnen können. Zum Beispiel Bereich Kasse, Markt, Packteam, Mopro und Backstation. Dabei ist uns das Tool "Vorlage importieren" sehr hilfreich, da sich die Einsatzzeiten der verschiedenen Bereiche nicht großartig verändern. Nach Freigabe der Woche haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, sich bei Schichtbeginn auf dem speziell dafür eingerichteten Tablet ihre Zeiten zu erfassen, sowie Pausenzeiten und Schichtenden. Zeitgleich haben sie auch die Möglichkeit, alles übers Handy zu verfolgen oder ihre Arbeitszeiten zu erfragen.
2. Was hat sich durch den Einsatz von Aplano für Dich oder Dein Team verbessert?
Gibt es konkrete Vorteile oder Veränderungen, die Du festgestellt hast (z. B. Zeitersparnis, weniger Fehler, zufriedenere Mitarbeitende)?
Antwort:
Es nimmt uns extrem viel Arbeit ab, da wir sonst eigentlich öfter Probleme hatten, uns die verschiedenen möglichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter merken zu können. Dies ist nicht mehr nötig, da die Mitarbeiter ihre Verfügbarkeiten oder Unverfügbarkeiten selbst bearbeiten und eintragen können und das Tool uns dies bei der Planung anzeigt. Die Mitarbeiter kommen sehr leicht damit zurecht, da es eigentlich selbsterklärend ist. Was wir häufig feststellen ist, dass wir weniger Ausfälle haben, da es wahrscheinlich ein Pluspunkt ist, dass Mitarbeiter, die kurzfristig etwas vorhaben, die Möglichkeit haben, auch Schichten untereinander zu tauschen, ohne dass es nötig ist, einen großen Aufwand zu erzeugen.
3. Welche Funktionen nutzt Du am häufigsten – und warum?
Gerne auch mit Beispielen, welche Tools besonders hilfreich für Dich sind.
Antwort:
Viele zur Verfügung gestellten Tools nutzen wir sehr aktiv, wie zum Beispiel bei der Urlaubsplanung, die Urlaubssperre oder die Möglichkeit, Ansagen an die jeweils betreffenden Mitarbeiter zu tätigen und die Möglichkeit zu kontrollieren, ob diese auch gelesen wurden. Wir benutzen auch häufig das Tool "Vorlage importieren", was uns sehr viel Zeit spart, aber auch die Möglichkeit, dass Mitarbeiter sich auf freie Schichten bewerben können oder untereinander Schichten tauschen können. Bei der Planung ist uns die Übersicht wichtig, die darstellt, wie viele Stunden welche Mitarbeiter bereits geleistet haben und die noch zur Verfügung stehenden Stunden, die wir noch verplanen können.
4. Wem würdest Du Aplano weiterempfehlen und aus welchem Grund?
Teile mit uns, wem Du Aplano empfehlen würdest und warum es sich lohnt.
Antwort:
Aplano habe ich bereits jedem, den ich als Arbeitgeber kenne, empfohlen, da es ein extrem umfangreiches Programm ist, was Zeit spart und Mitarbeitern Erleichterung bietet. Ich finde, dass es im Vergleich zu vielen anderen Anbietern umfangreicher ist und ich muss sagen, wir haben einige von diesen ausprobiert, da wir am Anfang gedacht hatten, dass es eine Selbstverständlichkeit ist, diese Möglichkeiten für das Geld zu bekommen, was man bezahlt. Wir mussten aber leider feststellen, dass vieles, was geboten wurde, nicht annähernd so ausgereift gewesen ist wie das, was wir von Aplano kennen.
Fazit
Der Einsatz von Aplano hat sich für den Rewe Markt in Gelsenkirchen als vollständiger Erfolg erwiesen. Der Supermarkt mit 22 Mitarbeitern an einem Standort profitiert in besonderem Maße von den folgenden Verbesserungen:
- Zweiwöchige Planungszyklen: Dienstpläne werden in einem zweiwöchigen Rhythmus erstellt und den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt
- Bereichsbasierte Zuordnung: Flexible Einteilung in verschiedene Bereiche wie Kasse, Markt, Packteam, Mopro und Backstation
- Vorlage-Import Tool: Zeitersparnis durch Wiederverwendung von Schichtplänen, da sich Einsatzzeiten der Bereiche nicht großartig verändern
- Tablet-basierte Zeiterfassung: Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten, Pausenzeiten und Schichtenden über speziell eingerichtete Tablets
- Mobile Verfolgung: Mitarbeiter können alles übers Handy verfolgen und ihre Arbeitszeiten erfragen
- Selbstverwaltung der Verfügbarkeiten: Mitarbeiter können ihre Verfügbarkeiten und Unverfügbarkeiten selbst bearbeiten und eintragen
- Weniger Ausfälle: Durch einfache Schichtentausch-Möglichkeiten ohne großen Aufwand für die Führung
- Urlaubsplanung mit Sperre: Aktive Nutzung der Urlaubsplanung und Urlaubssperre-Funktionen
- Mitarbeiteransagen mit Lesebestätigung: Möglichkeit, Ansagen an betreffende Mitarbeiter zu senden und zu kontrollieren, ob diese gelesen wurden
- Schichtbewerbung: Mitarbeiter können sich auf freie Schichten bewerben
- Stundenübersicht bei der Planung: Transparente Darstellung geleisteter und noch verfügbarer Stunden für optimale Verplanung
- Selbsterklärende Bedienung: Mitarbeiter kommen sehr leicht damit zurecht, da es selbsterklärend ist
- Extreme Arbeitserleichterung: Das System nimmt extrem viel Arbeit ab, da man sich nicht mehr die verschiedenen Arbeitszeiten der Mitarbeiter merken muss
Der Rewe Markt in Gelsenkirchen kann Aplano anderen Supermärkten und Einzelhandelsunternehmen uneingeschränkt empfehlen. Die Lösung erfüllt die Anforderungen des Lebensmitteleinzelhandels und trägt maßgeblich zur Effizienzsteigerung und Mitarbeiterzufriedenheit bei.
