Top 10 Zeiterfassung Software 2024
Unsere Top 10 Auswahl der besten Zeiterfassung Programme im Jahr 2024
Im folgenden Artikel werden die unten aufgeführten Programme zur Zeiterfassung nach Kriterien wie Funktionsumfang, Nutzerfreundlichkeit und Preisgestaltung bewertet und aufgelistet:
Seit dem neuen EuGH Entschluss zur Arbeitszeitdokumentation nutzen viele Betriebe eine digitale Lösung für die Zeiterfassung. Das kürzlich darauf folgende BAG-Urteil verfestigte den Entschluss, indem es Arbeitgeber verpflichtete, ein Programm zur Arbeitszeiterfassung einzuführen.
Durch die Verwendung einer solchen Zeiterfassung Software kann der Arbeitsaufwand für die Verwaltung enorm reduziert werden. Betriebe verschiedener Branchen unterscheiden sich in der Arbeitsstruktur und benötigen dementsprechend unterschiedliche Anforderungsprofile.
Einige Betriebe erwarten ein hohes Funktionsangebot, damit die Digitalisierung der Mitarbeiterverwaltung sich künftig nicht nur auf die Arbeitszeiterfassung beschränkt, während andere Unternehmen mit simpler Funktionalität einer Zeiterfassung Software wesentlich zufriedener sind, da die hier die Einarbeitung für das Team einfacher ist und wenig Klärungsbedarf für die Anwender besteht
Unsere Top 10 Auswahl der Online Zeiterfassung Software 2024:
1. Zeitguru
Zeitguru ist eine cloudbasierte Softwarelösung, die speziell für kleine bis große Unternehmen entwickelt wurde. Sie zielt darauf ab, die Zeiterfassung der Mitarbeiter zu vereinfachen und zu zentralisieren. Eines der herausragenden Merkmale von Zeitguru ist die Möglichkeit für Mitarbeiter, ihre Arbeitsstunden bequem über mobile Geräte oder Computer zu erfassen. Dies bietet eine große Flexibilität und einfache Handhabung im Arbeitsalltag.
Ein Schlüsselelement von Zeitguru ist die Stempeluhr per Geolokalisation, die es ermöglicht, Arbeitszeiten präzise zu erfassen und zu regulieren, auch in Bezug auf Pausenzeiten. Die Echtzeitsynchronisation der Daten gewährleistet eine ständige Aktualität und Genauigkeit der Arbeitszeitdaten.
Darüber hinaus bietet Zeitguru eine umfassende Abwesenheitskalender-Funktion, die es Managern ermöglicht, Freistellungen und Abwesenheiten der Mitarbeiter effizient zu organisieren. Diese Daten können in verschiedenen Formaten exportiert und nahtlos in bestehende Buchhaltungssysteme integriert werden, was den administrativen Aufwand erheblich reduziert.
In Bezug auf die Kostenstruktur beginnt Zeitguru bei einem Preis von 3,50 € pro Monat. Auch wenn es keine kostenlose Version gibt, steht eine kostenlose Testversion zur Verfügung, die es Unternehmen ermöglicht, die Software vor einem Kauf auszuprobieren.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Zeitguru eine benutzerfreundliche und effiziente Lösung für die Zeitverwaltung in Unternehmen bietet, die sowohl die Arbeitszeiterfassung als auch die Abwesenheitsverwaltung optimiert. Mit seinen flexiblen Funktionen und der einfachen Integration in vorhandene Systeme ist Zeitguru eine empfehlenswerte Wahl für Unternehmen, die ihre Zeitverwaltungsprozesse modernisieren möchten
2. Aplano
Aplano bietet eine übersichtliche Zeiterfassungssoftware mit einer hohen Anzahl an Einstellungsmöglichkeiten, passend für Betriebe mit kleinen sowie großen Mitarbeiterzahlen. Das System ermöglicht die Arbeitszeitdokumentation wie folgt:
Stationär per Tablet/Rechner:
Wird stationär ein Tablet verwendet um den Stempeluhr Modus zu starten, können sich die Mitarbeiter ganz einfach per PIN zu ihren Schichten ein- und ausstempeln. Der Stempeluhr Modus wird von einem Manager oder Admin gestartet und für das Team bereitgestellt. Mitarbeiter stempeln sich dann zu Schichtbeginn ein und bei Schichtende aus. Pausen können ebenfalls erfasst, sowie Notizen zu den Schichten hinzugefügt werden.
Per GPS über das Smartphone:
Über die Smartphone App von Aplano können Mitarbeiter die Stempeluhr direkt am Handy starten. Über das System gibt der Admin vor, wo und wann die Schichten gestempelt werden können. Hierfür wird ein Radius um eine Schichtadresse oder einen Standort festgelegt. Sobald Mitarbeiter sich in dem vorgegebenen Radius befinden, wird der Zugang zur Stempeluhr freigegeben und die Nutzer können ihre Arbeitszeiten stempeln. In diesem Fall wird keine PIN benötigt, da die Stempeluhr über das Smartphone des Nutzers läuft.
Alle erfassten Zeiten werden in den Auswertungen dokumentiert und aufgelistet. Diese Daten können als PDF, CSV oder Excel-Datei exportiert und bei Bedarf an die Buchhaltung weitergereicht werden. Die benötigten Arbeitszeiten können mit verschiedenen Filtern gezielt eingegrenzt werden.
Über das Dashboard sieht der Planer welche Mitarbeiter gerade eingestempelt, welche sich in der Pause befinden und welche verspätet zur Schicht angetreten sind. Der Manager oder Admin hat somit jederzeit einen direkten Einblick über den aktuellen Stand im Betrieb. In der Tagesansicht des Dienstplans ist die Timeline zu den Zeiterfassungen zu sehen. Hier erhält der Planer eine klare Übersicht zu den tagesaktuellen Schichten und gestempelten Zeiten.
Die Nutzung einer digitalen Zeiterfassung Software wirft jedoch viele Fragen auf. Was ist, wenn ein Mitarbeiter vergisst sich ein- oder auszustempeln? Was passiert, wenn Mitarbeiter sich zu früh einstempeln?
Häufig unterscheidet sich die Handhabung solcher Fälle in den Betrieben. Aplano bietet daher eine Vielzahl von Einstellungsmöglichkeiten zur Zeiterfassung an, ohne das System mit komplexer Funktionalität zu erschweren.
Anwender setzen ganz einfach Häkchen zu einigen Ja-Nein Abfragen um die Arbeitszeiterfassung direkt auf ihren Betrieb anzupassen. Das Programm beachtet zudem die gesetzlichen Ruhezeiten und Pausenregelungen, welche auch individuell angepasst werden können. Anwender entscheiden, ob eingetragene Pausen direkt von den gestempelten Zeiten abgezogen, oder ob diese auch gestempelt werden müssen.
Aplano bietet eine simple Lösung einer Zeiterfassung Software gerade für die Fälle, mit denen sich ein Arbeitgeber normalerweise im Berufsalltag quält.
Das Programm zur Zeiterfassung bietet zudem noch ein äußerst umfangreiches Tool zur Schicht- und Urlaubsplanung an, wobei es preislich recht fair gestaltet ist und trotz eines größeren Umfangs günstiger ausfällt als seine Konkurrenten, welche ausschließlich das Thema Zeiterfassung behandeln.
3. Clocko:do
Clocko:do ist ein neuartiges Tool, das einen hohen Fokus auf das Thema Projektzeiterfassung setzt. Hier ist beispielsweise kein Dienstplan inbegriffen, jedoch bietet das System einen integrierten Urlaubsplaner an. Die Zeiterfassung Software ist sehr übersichtlich gestaltet und bietet daher eine hohe Nutzerfreundlichkeit.
Ein gutes User-Interface ist gerade dann wichtig, wenn man lange Einarbeitungsphasen bei Einführung des Programms vermeiden möchte.
Ein Setup-Assistent unterstützt den Anwender bei den ersten Schritten, um sich gleich mit dem Programm vertraut zu machen. Einzelne Themen kann der Nutzer überspringen, und sich nur die gewünschten Funktionen erklären lassen.
Die Applikation ist aufgegliedert unter Berichte, Abwesenheiten und Verwaltung. In der Rubrik Berichte können die Leistungen der Mitarbeiter getrackt werden, wobei Leistungen auch auf projektbezogene Zeiterfassungen unterteilt werden können.
Budgetplanung und Auszahlungen zu gestempelten Zeiten sind ebenfalls einsehbar. Das Stundenkonto bildet einen weiteren Teil der Rubrik Berichte. Hier werden geleistete Arbeitszeiten übersichtlich dargestellt, mit einem Blick auf Überstunden der einzelnen Mitarbeiter.
Unter Abwesenheiten können die Urlaube, Krankheiten und weitere Abwesenheiten verwaltet werden. Anträge zu Abwesenheiten können von Mitarbeitern gestellt werden, sodass diese auch direkt in die Planung integriert werden können
Unter der Rubrik Verwaltung sind Grunddaten zu Kunden und Projekten zu finden, sowie weitere Leistungsübersichte. Hier können Personendaten zu Teams und Mitarbeitern eingetragen werden. Außerdem bietet Clockodo die Möglichkeit Zuschläge zu definieren und als Modelle abzuspeichern, um diese dann bei den Zeiterfassungen zu berücksichtigen. Eine Schnittstelle zu Sage HR und DATEV wird angeboten, wobei die Anbindung zu DATEV noch in der Betaversion (unvollständig) ist.
Das Tool ist sehr übersichtlich aufgesetzt und erlaubt dem User gleich in das Programm einzusteigen, ohne stundenlange Verwirrung und Einarbeitungsphasen. Wer auf der Suche nach einer Zeiterfassung Software ist, welche sich ausschließlich mit der Arbeitszeitdokumentation befasst, findet mit Clockodo ein ideales Programm. Aus diesem Grund sichert sich Clockodo den zweiten Platz in unserem Vergleich der Zeiterfassung Software 2024.
4. TimeTrack
Die nächste Software zur Zeiterfassung unserer Top 10 Auswahl ist TimeTrack. Die Software ist aufgeteilt in folgende drei Bereiche: Projektmanagement, Arbeitszeiterfassung und Ressourcenplanung.
Das System bietet die wichtigsten Funktionen zur effektiven Zeiterfassung für Betriebe jeder Größe an. Abwesenheitsplanung und Projektzeiterfassung sind auch hier im System inbegriffen. Mit TimeTrack können auch Rechnungen und Arbeitszeitmodelle erstellt werden. Außerdem kann die Effizienz der Projekte in Performance-Berichten anhand von Grafiken analysiert und verbessert werden.
Die Software kategorisiert sich wie folgt:
Projektzeiterfassung
Arbeitszeiterfassung
Planung
Rechnungserstellung
Datenverwaltung
Der eigentliche Fokus der Applikation liegt in der Projektzeiterfassung, Budgetplanung und der Generierung von Rechnungen, basierend auf den erfassten Zeiten.
Unter Planung kann der Anwender Dienst- und Terminpläne erstellen.Diese sind jedoch recht unübersichtlich gestaltet und bilden eher ein Add-On zur Software. Die Nutzung dieser Rubrik ist etwas unverständlich zu Beginn und Bedarf etwas Einarbeitung. Hier sind die Tutorials des Programms notwendig, falls ohne Live-Einführungen gearbeitet wird.
Die Aufgabenplanung ist ebenfalls Teil der Kategorie "Planung". Diese ist hingegen sehr verständlich aufgesetzt, per Mouse-Drag und Drag and Drop kann der Kalender sehr einfach angepasst und bearbeitet werden.
Die Rechnungserstellung ist übersichtlich und unkompliziert aufgesetzt. Betriebe jeder Größe können hier Rechnungen auf Ihre Anforderungen anpassen und anschließend generieren.
Im Bereich Datenverwaltung können die Nutzer zur Software eingeladen werden. Hier legt man Kunden und Projekte an, auf diese dann Zeiten erfasst oder Rechnungen generiert werden können. TimeTrack bildet eine recht umfangreiche Zeiterfassung Software, welche dem Anwender durch Tutorial Videos und Setup-Hilfen bei der Neuregistrierung unter die Arme greift, und diesem einen besseren Einblick in die Applikation verschafft. Dennoch dauert die Einarbeitung eine Weile und benötigt daher etwas Geduld zu Beginn.
5. Crewmeister
Ähnlich wie Aplano bietet Crewmeister auch einen Dienstplaner und einen Urlaubsplaner zusätzlich zum Zeiterfassungstool an. Auch wenn die Benutzeroberfläche etwas veraltet wirkt, ist das Programm recht umfangreich und bietet zudem noch die Möglichkeit zur Projektzeiterfassung. Die Software bietet auch das GPS Tracking, sowie das stationäre Stempeln über einen Terminal am Tablet an.
Für Kleinbetriebe scheint Crewmeister gut aufgestellt zu sein. Es wirkt nach Anmeldung etwas unübersichtlich, da die Oberfläche nicht wirklich intuitiv aufgesetzt wurde, jedoch sind nötige Funktionen direkt auf den ersten Blick auffindbar. Die Zeiterfassung kann in dem oberen Bereich der Ansicht gestartet werden. Unter der Stempeluhr sind die erfassten Daten direkt als Liste aufgeführt, in die auch manuelle Zeiterfassungen eingetragen werden können, falls Mitarbeiter vergessen sich ein- oder auszustempeln.
Crewmeister ermöglicht Kunden die Zeiterfassungssoftware auch offline zu benutzen, fällt also mal das Internet aus ist die Stempeluhr auch im offline Modus einschaltbar.
6. Timr
Timr ist eine weitere Zeiterfassung Software mit integrierter Urlaubsplanung und der Möglichkeit Arbeitszeiten per Smartphone oder stationär über ein Terminal zu erfassen. Das Tool ist ähnlich aufgesetzt wie TimeTrack, mit einigen Unterschieden in der Umsetzung.
Bei der Registrierung werden die gewollten Funktionalitäten selektiert. Das Programm bietet zwei Arten der Arbeitszeitdokumentation. Über Timr werden Zeiten nach "Art" erfasst, d.h. der Nutzer selektiert eine vordefinierte Art, beispielsweise Anwesenheitszeit, Arztgang oder Reisezeit, und startet dann die Stempeluhr. Hier können auch in den Einstellungen unter Verwaltung weitere Arbeitszeitarten hinzugefügt werden. Unter "Projektzeit" können die Zeiten nach individuellen Projekten (in Timr als Aufgaben bezeichnet) erfasst werden.
Nach etwas Einarbeitung ist die Zeiterfassung Software auch ohne externe Einführung oder Tutorial Videos anwendbar. Sie bietet das nötigste für den Nutzer auf den ersten Blick, und ermöglicht diesem auch weitere Einstellungen auf den individuellen Betriebanzupassen.
Die Urlaubsplanung erfolgt wie bei den Konkurrenten über Anträge der Mitarbeiter.
Im Grunde ist Timr ein starkes Tool mit einem hohen Funktionsgrad, die Umsetzung ist jedoch nicht besonders zeitgemäß. Für eine einfache Nutzung für den Kleinbetrieb können Zeiten zwar fix erfasst werden, allerdings ist eine umfangreiche Anwendung der Software auf Anhieb etwas problematisch. Für diesen Fall wären Live-Demo Termine zur Einarbeitung definitiv von Nöten.
7. Timo24
Timo24 bietet verschiedene Produkte an, zu denen Lizenzen für die Nutzung erworben werden können, darunter das Zeiterfassungssystem.
Ähnlich wie seine Mitbewerber können Zeiten per Smartphone oder stationär erfasst werden. Die Arbeitszeitdokumentation ist auch per Hardware möglich, über eine Nutzerkarte, per Fingerabdruck oder mit einem RFID Chip.
Hinzu kommen Funktionen wie Überstundenregelungen und Zuschläge, eine Urlaubsverwaltung, bei der Mitarbeiter Anträge auf Beurlaubung stellen und diese über mehrstufige Urlaubsgenehmigungsverfahren bearbeitet werden können.
Da Timo24 eine Vielzahl an weiteren Software-Produkten anbietet, hat es sich ergeben, einige dieser Produkte in Form von Zusatzmodulen miteinander zu verbinden. Im Fall der Zeiterfassung ergibt sich auch die Nutzung der Projektzeiterfassung und des Schicht- und Personaleinsatzplanungsmoduls, da diese Themengebiete sehr naheliegend sind. Natürlich fallen bei der erweiterten Nutzung weitere Lizenzgebühren an.
Zusammenfassend bietet die Zeiterfassung Software von Timo24 eine gute Lösung mit allen nötigen Features sowie Extras wie eine Zubuchung von Hardware an, jedoch ist auch hier die Nutzeroberfläche veraltet und nicht wirklich zeitgemäß. Von einer intuitiven Nutzung kann man nicht sprechen. Das Programm zur Arbeitszeiterfassung bietet aber Termine zu Live-Einführungen an und punktet mit dem Support, welcher normalerweise nicht lange warten lässt.
8. Timetac
Timetac ist bereits seit über 10 Jahren auf dem Markt und hat sich somit schon im deutschsprachigen Raum etabliert. Wie Crewmeister ist die Oberfläche der Zeiterfassung Software etwas veraltet und wirkt auf den ersten Blick etwas abschreckend aufgrund der Vielzahl an Funktionen und dem Microsoft Windows ähnlichem Layout. Eine Einarbeitung ohne die Unterstützung von einem Support Mitarbeiter würde sich als sehr mühselig erweisen. Dennoch bildet die Lösung von Timetac ein starkes Tool mit einem sehr hohen Grad an Anpassungsmöglichkeiten.
Die Software ist kategorisiert wie folgt:
Zeitbuchungen:
hier können Planzeiten in einem Kalender eingetragen werden, zu welchen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten erfassen können. Anträge zu manuellen Einträgen und eine Änderungshistorie sind auch hier verzeichnet
Projektverwaltung
Zeiten werden hier zu Projekten und Kunden erfasst, welche im Vorfeld angelegt werden müssen. Zu allen Projekten können Aufgaben untergruppiert werden
Auswertungen
Detailreiche Tabellen und Arbeitszeit-Diagramme können hier anhand von mehreren Filterfunktionen zu Mitarbeitern und Projekten dargestellt werden Urlaubsverwaltung
Über einen Kalender können Urlaube, Krankheiten und weitere Abwesenheiten eingetragen werden. Auch Urlaubssperren und Betriebsurlaube sind hier verwaltbar
Stundenabrechnungen
Detaillierte Darstellung von allen geleisteten Stunden, Abwesenheiten, Zeitzuschläge etc.
Einstellungen
Aufgeteilt in Benutzerverwaltung, Vorlagen und Account-Einstellung
Das hohe Funktions-Angebot und die Einstellungsmöglichkeiten der Software zeigen, dass TimeTac eigentlich ein HR-Tool ist mit der Möglichkeit zur Arbeits- und Projektzeiterfassung. Admins können ihren Betrieb äußerst genau über diese Software abbilden, da sie Zugang zu zahlreichen Einstellungen erhalten, wie z.B. einer individuellen Anpassung der Berechtigungen der jeweiligen Mitarbeiter, der Einpflege von Mitarbeiterdaten, Regelungen zu Zeiterfassungen und Zuschlägen und vieles mehr. Selbst IP-Adressen zu einzelnen Mitarbeitern können über das Verwaltungsportal blockiert werden.
Im Wesentlichen ist TimeTac eine passende Zeiterfassungssoftware, jedoch bietet es sich bei einem solchen Umfang erst an, Betriebe mit recht hohen Mitarbeiterzahlen über das Programm abzubilden. Auch hier sollte man mit hohen Einarbeitungszeiten rechnen, da das Layout etwas altmodisch wirkt, und die Funktionen nicht auf Anhieb auffindbar sind. Preislich ist TimeTac kein günstiges Tool, schon bei 10 Nutzern läge man in der Vollversion bei 145 €.
9. GDI
GDI bietet ein sehr umfangreiches Tool zur Zeiterfassung. Hier steht vielleicht die Zeiterfassung nicht im Vordergrund, die Software bildet jedoch eine gute Lösung zur Arbeitszeitdokumentation. Geofencing, stationär und auch per Hardware ist die Zeiterfassung möglich mit GDI. Das System ist Teil eines größeren Personalplanungstools mit zahlreichen Features. Das Layout ist veraltet und erinnert an das Windows 98 Betriebssystem.
Auch GDI punktet mit einem hohen Funktionsangebot. Die Zeiterfassung kann über mehrere Kanäle erfolgen:
Stationär (Tablet)
Mobil (Smartphone)
Webterminal (Rechner)
Um nachträgliche Arbeitszeiten in das System einpflegen zu können, sind auch manuelle Einträge möglich. Über das Auswertungstool können anschließend alle erfassten Zeiten als Liste generiert werden. Stundennachweise, Monatsberichte und Stammdatenauswertungen sind auch Teil des Auswertungstools von GDI.
Arbeitspläne können auch abgebildet werden. Zwar fällt hier die veraltete Darstellung des Programms besonders auf, jedoch gleicht sich das aus mit dem umfangreichen Funktionspool in dieser Rubrik. Schichterkennungen, Intervallsberechnungen und komplexe Pausenregelungen können hier hinterlegt werden.
Das Programm verliert auf Grund der Vielzahl an Funktionalität etwas an Übersicht und wirkt komplex, doch nach reichlicher Einarbeitung ist auch hier der Nutzen vorhanden, und daher in unserer Liste auf Platz 8 positioniert. Häufig ist eine intuitive Nutzeroberfläche ausschlaggebend um direkt mit der Arbeitszeiterfassung loslegen zu können. Ohne Einführungsunterstützungen seitens GDI wird der Einstieg in das Programm kein einfaches Spiel.
10. Clockout/Personizer
Clockout/Personizer bietet eine Software zur Zeiterfassung und einen Urlaubsplaner an. Das Tool hat einen hohen Fokus auf die Benutzerfreundlichkeit gesetzt und überfordert den Anwender auch nicht mit komplexer Funktionalität. Das System ist ideal für kleinere Betriebe, jedoch werden Unternehmen mit hohen Mitarbeiterzahlen und geringen Anforderungen auch gut mit dem Programm zurechtkommen.
Clockout/Personizer deckt die wichtigsten Funktionen mit ihrem Angebot ab. Außerdem punktet das Programm mit extra Features wie Arbeitsaufteilungen, Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben, Analysemöglichkeiten und Reports. Die Einstellungsmöglichkeiten sind etwas beschränkt und das Programm scheint noch nicht sehr umfangreich, jedoch ist die einfache Einarbeitung in das System und das Preis-Leistungsverhältnis positiv, und daher auch auf unserer Top 10 Liste der Zeiterfassung Software für 2024.
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