Dass eine Tabellenkalkulation diese Liste anführt, mag zunächst überraschen. Google Sheets ist jedoch für kleine Betriebe ein naheliegender Einstieg in die digitale Schichtplanung: Das Programm läuft im Browser, ist mit einem privaten Google-Konto kostenlos nutzbar und muss nicht installiert werden. Eine einfache Dienstplan-Vorlage ist schnell erstellt oder aus einer bestehenden Tabelle übernommen.

Die größte Stärke liegt in der Zusammenarbeit. Mehrere Verantwortliche können gleichzeitig am selben Plan arbeiten, Kommentare hinterlassen und über den Versionsverlauf frühere Stände nachvollziehen. Mit Formeln lassen sich Stunden und Soll-Ist-Abweichungen berechnen; bedingte Formatierungen können Doppelbelegungen, fehlende Besetzungen oder bestimmte Schichtarten sichtbar machen. Änderungen werden unmittelbar gespeichert und sind auf Computer, Tablet und Smartphone abrufbar.

Trotzdem bleibt Google Sheets eine allgemeine Tabellenkalkulation und keine Schichtplanungssoftware. Es gibt keine auf Mitarbeitende zugeschnittenen Abläufe für Verfügbarkeiten, Urlaubsanträge, Schichttausch oder Zeiterfassung. Benachrichtigungen, Konfliktprüfungen und die Einhaltung von Qualifikationen oder Arbeitszeitregeln müssen selbst organisiert oder über zusätzliche Automatisierungen gebaut werden. Mit wachsender Teamgröße steigt dadurch die Fehler- und Pflegeanfälligkeit.

Unterm Strich ist Google Sheets ein legitimer Startpunkt für kleine Teams mit stabilen Plänen und niedriger Einstiegshürde. Die Echtzeit-Zusammenarbeit ist gegenüber lokal versendeten Tabellen ein klarer Vorteil. Sobald Änderungen häufiger werden, Arbeitszeiten sauber dokumentiert oder Anträge direkt mit dem Dienstplan verbunden werden sollen, lohnt sich der Wechsel zu einem spezialisierten Programm.

Aplano ist ein cloudbasierter Schichtplaner aus Deutschland, der sich bewusst auf das Wesentliche konzentriert: Dienstpläne erstellen, Arbeitszeiten erfassen, Abwesenheiten verwalten. Die Oberfläche ist so aufgebaut, dass weder Administratoren noch Mitarbeitende eine Schulung brauchen – neue Nutzer finden sich erfahrungsgemäß innerhalb weniger Minuten zurecht, was die Einführung im Betrieb deutlich abkürzt.

Über die kostenlose App für iOS und Android sehen Mitarbeitende jederzeit ihre aktuellen Schichten, tragen Verfügbarkeiten und Wunschzeiten ein, stellen Urlaubsanträge oder bieten Schichten zum Tausch an. Änderungen am Plan kommen als Push-Nachricht an, sodass niemand mehr einem veralteten Aushang hinterherläuft. Das entlastet die Personaleinsatzplanung spürbar, weil viele Rückfragen gar nicht erst entstehen.

Die integrierte Zeiterfassung mit Stempeluhr dokumentiert Arbeits- und Pausenzeiten und erzeugt daraus auswertbare Stundenzettel, die sich für die Lohnabrechnung exportieren lassen. Praktisch im Alltag: Das System erkennt Konflikte wie überschrittene Höchstarbeitszeiten oder Kollisionen mit Abwesenheiten automatisch und warnt schon beim Planen – nicht erst, wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist.

Bei den Kosten gehört Aplano zu den günstigsten Anbietern im Feld: Der Einstieg beginnt bei 0,50€ pro Mitarbeiter im Monat, alle regulären Tarife sind monatlich kündbar. Anders als noch in früheren Produktständen bietet Aplano inzwischen auch automatische Dienstplanung anhand von Verfügbarkeiten und Qualifikationen sowie API und SSO. Diese erweiterten Funktionen gehören allerdings nicht zum günstigen Einstiegstarif. Der Schwerpunkt bleibt die operative Schichtplanung; eine vollständige HR-Suite mit Recruiting, Personalakte und Lohnabrechnung ersetzt Aplano nicht.

Planovo ist ein browserbasierter Dienstplaner aus Deutschland, der einen bewusst überschaubaren Funktionsumfang zu niedrigen Preisen anbietet. Das Programm ist laut Anbieter in rund einer Minute eingerichtet und läuft auf PC, Tablet und Smartphone. Damit richtet es sich besonders an kleine und mittlere Teams, die von Excel wegmöchten, ohne ein umfangreiches Workforce-Management-Projekt zu starten.

Bei der Planung lässt sich zwischen Tages-, Wochen- und Monatsansicht sowie zwischen mitarbeiter- und arbeitsbereichsbezogener Darstellung wechseln. Feiertage werden automatisch berücksichtigt, und das System schlägt passende Besetzungen vor, wenn Stunden oder Verfügbarkeiten dagegen sprechen. Mitarbeitende erhalten einen eigenen Zugang, über den sie Wunschzeiten abgeben, Urlaubsanträge stellen und ihre Einsatzzeiten samt Arbeitsanweisungen einsehen.

Im größeren Full-Tarif kommen Zeiterfassung, Stempeluhr und Stundenkonto hinzu, womit das Paket für viele Kleinbetriebe komplett ist. Ein paar Einschränkungen sollte man kennen: Auf den öffentlich zugänglichen Produktseiten werden weder eine offene API noch direkte Lohnbuchhaltungs-Integrationen ausgewiesen. Außerdem wird in 10er-Lizenzpaketen abgerechnet. Wer 13 Mitarbeitende beschäftigt, zahlt deshalb für 20 Lizenzen.

In Summe ist Planovo ein grundsolides, günstiges Werkzeug für kleine Betriebe mit überschaubaren Anforderungen. Wer vor allem einen verlässlichen Plan, eine einfache Urlaubsverwaltung und eine unkomplizierte Zeiterfassung sucht, wird hier zum fairen Preis bedient – wer Automatisierung oder Integrationen braucht, schaut besser eine Etage höher.

Mit Plano wechseln wir die Liga: Das Unternehmen aus Ilmenau entwickelt seit 2006 Workforce-Management-Software für den Mittelstand und für Konzerne – die Spannbreite reicht nach eigenen Angaben von einigen Hundert bis zu mehreren Hunderttausend verplanten Mitarbeitenden. Entsprechend anders ist der Anspruch: Hier geht es nicht um den schnellen Wochenplan, sondern um die Abbildung komplexer Planungsszenarien inklusive Tarifregeln, Qualifikationen und Personalbedarfsprognosen.

Kernstück ist die automatische, KI-gestützte Dienstplanung: Auf Basis des ermittelten Personalbedarfs, der Arbeitszeitmodelle und der Mitarbeiterwünsche erstellt das System auf Knopfdruck einen optimierten und fairen Plan. Dazu kommen Jahres- und Mittelfristplanung, Tagessteuerung, Qualifikationsmanagement und Self-Services, über die Mitarbeitende Wünsche abgeben und Schichten tauschen können.

Die Zeitwirtschaft ist integriert, ebenso Schnittstellen für Lohn- und Gehaltsdaten sowie Stammdaten-Importe. Das alles hat seinen Preis – nur welchen, erfährt man erst im Gespräch: Öffentliche Preislisten gibt es nicht, der Einstieg läuft über eine Produktdemo und ein individuelles Angebot. Wegen der vielen Regeln und Integrationen ist die Einführung eher ein Projekt als eine spontane Kontoeröffnung.

Für Kleinbetriebe ist Plano damit schlicht überdimensioniert. Wer aber eine Klinik, ein Logistikzentrum oder eine Filialkette mit komplizierten Schichtmodellen plant und an manueller Planung verzweifelt, findet hier eines der leistungsfähigsten Systeme aus deutscher Entwicklung.

Shiftjuggler ist ein deutscher Online-Dienstplaner, der Schichtplanung, Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung in einem Paket bündelt. Statt diese Kernfunktionen auf mehrere Tarife zu verteilen, sind sie in jeder Größenstaffel enthalten. Bezahlt wird nach Teamgröße, nicht pro Kopf; Spezialfunktionen wie die automatische Dienstplanerstellung bleiben optionale Add-ons.

Die Planung selbst geht flott von der Hand. Wiederkehrende Schichten legt man einmal an und nutzt sie immer wieder, Vorlagen reduzieren den Aufwand für Standardwochen, und das System prüft im Hintergrund automatisch auf Kollisionen, Verfügbarkeiten und die hinterlegten Arbeitszeitlimits. Automatisch geführte Arbeitszeitkonten, Soll-Ist-Vergleiche und Exporte als PDF oder Excel liefern am Monatsende die Zahlen für die Lohnabrechnung.

Das Preismodell ist eine echte Besonderheit: Bis 15 Mitarbeitende kostet das Paket 39€ im Monat, alle Standorte inklusive – wer mehrere Filialen betreibt, spart gegenüber Pro-Standort- oder Pro-Kopf-Modellen teils erheblich. Die Kehrseite sind die Staffelgrenzen: Mit dem 16. Mitarbeiter springt man in die nächste Preisstufe und zahlt, als wären es 30. Eine vollautomatische Planerstellung gibt es nur auf Anfrage als Zusatzoption.

Shiftjuggler eignet sich damit besonders für kleine und mittlere Betriebe mit mehreren Standorten, die einen verlässlichen Komplettfunktionsumfang zum kalkulierbaren Festpreis wollen und auf ausgefallene Extras verzichten können.

Shiftbase kommt aus den Niederlanden und hat sich über die Jahre zu einem umfangreichen Workforce-Management-Werkzeug für kleine und mittlere Schichtbetriebe entwickelt. Dienstplanung, Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung greifen sauber ineinander, dazu kommen Zuschlagsberechnung und eine Lohnvorbereitung mit Payroll-Exporten – der Weg von der geplanten Schicht bis zur Abrechnung ist also durchgängig abgebildet.

Bei den Funktionen bietet Shiftbase mehr als viele direkte Wettbewerber: Im Premium-Tarif lassen sich Schichten anhand von Qualifikationen besetzen, Personalkosten an Umsatzprognosen ausrichten und eigene Abwesenheitstypen definieren. Gestempelt wird mobil oder am Tablet-Kiosk. Der dauerhaft kostenlose Tarif umfasst einfache Dienstplanung, Zeiterfassung und Apps für bis zu 15 Nutzer – damit ist ein echter Praxistest möglich, nicht nur eine zeitlich begrenzte Demo.

Das aktuelle Preismodell ist nutzerabhängig: Basic enthält sechs, Premium zwölf und Enterprise 48 Nutzer. Weitere Nutzer kosten bei monatlicher Zahlung 4€, 5€ beziehungsweise 6€; bei Jahreszahlung sind es zehn Prozent weniger. Die Paketpreise selbst werden auf der Preisseite abhängig von Teamgröße und Abrechnungsart berechnet. Eine Mindestlaufzeit oder separate monatliche Grundgebühr nennt Shiftbase nicht. Erweiterte Integrationen laufen über das kostenpflichtige App Center+.

Wer Skill-Planung, Kostenkontrolle und standortübergreifende Prozesse tatsächlich nutzt, bekommt bei Shiftbase viel geboten. Kleine Teams können mit Free oder Basic vernünftig einsteigen; für einfache Dienstpläne ohne Integrationen ist Premium dagegen schnell mehr System als nötig.

Planday stammt aus Dänemark, gehört inzwischen zum Buchhaltungskonzern Xero und zählt international zu den etabliertesten Anbietern für Dienstplanung im Stundenlohn-Umfeld. Die Plattform deckt Schichtplanung, Zeiterfassung, Kommunikation und Auswertungen ab und ist erkennbar auf Betriebe ausgelegt, die über mehrere Standorte hinweg planen und wachsen.

Die mobile App gehört zu den ausgereiftesten am Markt: Mitarbeitende sehen ihre Schichten, tauschen untereinander, erfassen Arbeitszeiten und kommunizieren über den integrierten Kanal mit der Planung. Für Administratoren interessant sind vor allem die vielen Integrationen – von Lohnabrechnungs- über Kassensysteme bis zur Buchhaltung –, mit denen sich Planday tief in bestehende Abläufe einfügt.

Die drei Pakete sind klar nach Einsatzbereich getrennt. Starter deckt einfache Planung, Zeiterfassung und Kommunikation ab, verlangt aber mindestens fünf Nutzer. Plus ergänzt Abwesenheiten, genaue Lohnberichte, Umsatzdaten, API und Integrationen. Automatische Dienstplanung und eine frei konfigurierbare Organisationsstruktur gibt es erst im individuell kalkulierten Pro-Paket. Dadurch kann ein wachsender Betrieb gezielt ausbauen, muss für einzelne fortgeschrittene Funktionen aber in ein höheres Paket wechseln.

Schichtplaner Online gehört zu den länger etablierten deutschsprachigen Planungstools und verfolgt ein ungewöhnliches Modell: Auf der aktuellen Anbieterwebsite werden Dienstplanung, Zeiterfassung, Urlaubsplanung und Mitarbeiterverwaltung als kostenlos angeboten. Eine kostenpflichtige Pro-Version, die in älteren Verzeichnissen noch mit 8,49€ geführt wird, ist auf der aktuellen Produktseite nicht mehr ausgewiesen.

Der Funktionsumfang deckt die Grundlagen ab: Dienstpläne in mehreren Ansichten, eine digitale Stempeluhr, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Auswertungen der Arbeitszeiten sowie Exporte nach Excel und CSV – auf Wunsch auch als MiLoG-konformer Stundenzettel. Benachrichtigungen erreichen das Team per E-Mail oder SMS, und da alles im Browser läuft, ist keine Installation nötig.

Man merkt dem Programm sein Alter allerdings an. Die Oberfläche wirkt im Vergleich zu modernen Wettbewerbern angestaubt, eine native Mitarbeiter-App fehlt, und bei Komfortfunktionen wie Schichttausch-Workflows oder Konfliktwarnungen können andere Anbieter mehr. Für Vereine, Praxen und kleine Betriebe, die einen funktionierenden Plan zum kleinstmöglichen Preis suchen, bleibt das Preis-Leistungs-Verhältnis trotzdem beachtlich.

Quinyx aus Schweden spielt in derselben Kategorie wie Plano: Workforce Management für große Organisationen. Die Plattform ist bei internationalen Handels-, Logistik- und Gastronomieketten im Einsatz und setzt konsequent auf KI – vom prognostizierten Personalbedarf über die automatische Planerstellung bis zur optimierten Zuweisung einzelner Schichten.

Neben Planung und Zeiterfassung bringt Quinyx gezielte Mitarbeiterkommunikation, Umfragen, Anerkennungsfunktionen und umfangreiche Analysen mit. Mitarbeitende verwalten Schichttausch, Pausen und Abwesenheiten per App. Besonders stark ist die Bedarfsprognose: Sie kann Bedarfstreiber je Standort in 15-Minuten-Intervallen auswerten und daraus den benötigten Personaleinsatz ableiten.

Wie bei Enterprise-Software üblich gibt es keine öffentliche Preisliste. Quinyx stellt die Lösung aus den benötigten Modulen und der jeweiligen Unternehmensumgebung zusammen. Auch die Einführung ist kein Wochenendprojekt: Datenanbindung, Regelwerke und Prognosemodelle müssen konfiguriert werden. Für kleine Betriebe ist das meist unverhältnismäßig; für Filialnetze mit schwankendem Bedarf und vielen Standorten ist Quinyx dagegen ein ernstzunehmender Kandidat.

Kenjo aus Berlin verfolgt einen anderen Ansatz als die übrigen Programme dieser Liste: Die Schichtplanung ist hier ein Modul innerhalb einer kompletten HR-Plattform. Digitale Personalakte, Onboarding, Dokumentenverwaltung, Performance-Management und Recruiting kommen aus demselben System – wer ohnehin eine HR-Software sucht, bekommt die Dienstplanung quasi mitgeliefert.

Für Schichtbetriebe heißt das konkret: Pläne, Zeiterfassung und Abwesenheiten liegen im selben System wie Arbeitsverträge und Personaldaten, was doppelte Datenpflege erspart. Die mobile App ist auch auf Mitarbeitende ohne Schreibtisch ausgelegt, die damit stempeln, Schichten einsehen und Anträge stellen.

Die Schichtplanung ist Teil des Starter-Pakets; Schichtvorlagen, Verfügbarkeiten, Compliance-Warnungen sowie erweiterte APIs sind laut aktueller Paketübersicht dem Connect-Tarif vorbehalten. Wer nur einen einfachen Dienstplan sucht, bezahlt damit für zahlreiche HR-Funktionen, die möglicherweise ungenutzt bleiben. Wer dagegen Personalakte, Dokumente, Zeiterfassung und Lohnvorbereitung zusammenführen möchte, vermeidet mehrere Insellösungen.

Kenjo lohnt sich deshalb vor allem für Betriebe, die Personalverwaltung und Schichtplanung in einem Rutsch digitalisieren wollen. Wer ausschließlich einen starken Schichtplaner sucht, findet bei den Spezialisten weiter oben mehr Planungskomfort fürs Geld.

Shyftplan ist keine günstige Dienstplan-App für den kleinen Betrieb, sondern eine KI-gestützte Workforce-Management-Plattform für komplexe Einsatzplanung. Der Anbieter nennt Unternehmen mit einer drei- bis fünfstelligen Zahl an Schichtmitarbeitenden als Kernzielgruppe. Typische Einsatzfelder sind Produktion, Logistik und große Serviceorganisationen, in denen Qualifikationen, Bedarfe, Tarifregeln und kurzfristige Ausfälle gleichzeitig berücksichtigt werden müssen.

Die Enterprise Suite verbindet automatische, qualifikationsbasierte Schichtzuweisung mit Bedarfsplanung, Zeiterfassung, Arbeitszeitkonten, Abwesenheiten und Mitarbeiter-App. Für die Besetzung können mehr als 20 Kriterien einfließen – darunter vertragliche Verfügbarkeit, Qualifikation, Präferenzen, Planungsregeln und Fairness. Besonders relevant für größere Systemlandschaften sind die offene REST-API sowie Standardintegrationen zu SAP und Personio.

Im Enterprise-Umfeld ist das ein starkes Paket: Die Software kann individuelle Schichtsysteme und Rotationen abbilden und offene Stellen bei Ausfällen automatisiert nachbesetzen. Gleichzeitig braucht eine solche Lösung belastbare Stammdaten, definierte Regeln und eine geplante Einführung. Ein Team mit 20 oder 50 Mitarbeitenden würde den Funktionsumfang kaum wirtschaftlich ausnutzen.

Shyftplan steht deshalb auf Platz elf, nicht weil das System funktional schwach wäre, sondern weil es für den Großteil der Leser dieses Vergleichs zu spezialisiert und zu teuer ist. Für große Produktionsbetriebe oder Konzerne mit SAP-Landschaft kann sich die Einordnung umkehren: Dort gehören Automatisierung, Qualifikationslogik und Integrationsfähigkeit zu den wichtigsten Auswahlkriterien.